关于全面启用办公自动化系统的通知

发布时间: 2015-11-27

各部门:

为进一步规范工作流程、提高办公效率,增强部门间协作和资源共享,节约运行成本,提升管理水平。自2015121日起将在全校范围内启用办公自动化系统(以下简称OA系统),现将有关事项通知如下:

  一、系统使用对象

  OA系统的使用对象为全校教职工。

二、系统使用方法

  (一)登陆网址:

http://oa.wxit.edu.cn

或通过公共信息服务平台登录:

http://my.wxit.edu.cn

手机访问(APP下载)

http://mcp.wxit.edu.cn

  (二)登陆帐号:每位教职工的初始用户名和初始密码分别是教职工的一卡通号(十位)和身份证后六位(Xx代替)。用户进入系统后请及时修改密码,并妥善保管用户名和密码,不得随意将用户名和密码告知他人。

  (三)操作方法:详细操作方法,见附件1《无锡职业技术学院办公自动化(OA)用户使用手册》,附件2OA系统用户操作手册(简要版)》,进一步了解系统的具体操作方法。

  (四)移动OA:相关下载和使用方法见附件3《移动OA使用简要说明》

三、工作要求

(一)自2015121日起,OA系统在全校范围内正式运行,届时学校公告栏只能浏览以前相关内容,不再具有发布信息功能。学校公文处理(非涉密文件),包括各类通知、公告、信息传阅、文件会签、周程管理、会议室申请、部门间业务往来、资料归档、党委会及校长办公会议题的报送等有关办公事项将全部通过OA系统处理。

(二)在OA系统的运行初期,即传统办公方式向自动化办公方式过渡期间内(两周以内),OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转,但鼓励以OA系统办公为主。

(三)各单位应充分利用OA系统开展各项日常办公工作,各部门主要负责人必须高度重视此项工作,以身作则,带头运用OA系统办公,并坚持使用、持之以恒。对于系统运行初期可能出现的工作量增大或一时的不适应,要保持耐心,切忌出现急躁、抵触情绪;要严格要求本单位工作人员使用OA系统,积极参加学校组织的系统操作培训,组织好本单位教职工的内部培训,努力做到尽快适应新的办公方式,尽快缩短过渡期。

(四)各单位负责人和各单位指定的OA秘书要在上班时间内经常性登陆网上办公系统,每天至少要保证上午、下午上班后、下班前各登陆OA系统一次,及时查看“待办事项”,及时处理相关文件和信息,确保政令(信息)畅通。其他人员也必须经常登录OA系统,处理属于自己的待办事项。单位负责人、OA秘书及其他人员出差或请假外出期间,须指定授权的代办人代办相关工作事宜。对未及时上网查收公文、贻误工作的要追究单位负责人及有关人员责任。

(五)根据保密工作有关规定和“涉密不上网,上网不涉密”的要求,不得在OA系统上处理任何涉密文件。

(六)在特殊情况下,各单位可根据工作的紧急程度及工作需要,先按照传统方式办公,事后再在OA系统上补办,以便于文件、资料等工作信息存档。

四、系统管理与技术保障

OA系统运行的组织与管理工作由学校办公室负责,技术保障工作由网络与信息中心负责。各部门在使用OA系统办公过程中,应及时发现问题和不足,及时向学校办公室和信息网络中心反馈意见和建议,从而促进办公自动化系统的不断完善。有关人员联系方式如下:

(一)OA系统运行的组织与管理工作:

孙杰(负责OA系统的总体协调、党委会及校长办公会议题报送,8183882315251606161

张敏(负责学校公文流转,8183882413961797276

房磊(负责协调解决OA系统使用中的意见和建议,8183882113656197920

(二)系统运行、技术支持:

  张小艾(信息化中心,8183866213961714652

  同时,为更好、更及时的解决各部门反映的问题,学校建立锡职院办公群,群号:465221960。请各部门指派一名OA秘书加入该群。

特此通知。

 

 

 

校办、信息化中心

二〇一五年十一月二十七日

 

附件1.无锡职业技术学院办公自动化(oa)用户使用手册(详细版).doc

附件2.oa系统用户操作手册(简要版).docx

附件3.移动oa使用简要说明.docx

附件4.oa系统对IE的设置要求.docx